Come scrivere una lettera formale corretta

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La lettera formale viene scritta ogni qualvolta abbiamo bisogno di spedire comunicazioni ufficiali (commerciali o lavorative) per rivolgerci, ad esempio, ad un’azienda, ad un professionista o ad un ente pubblico.

Per scrivere una perfetta lettera formale è fondamentale utilizzare la giusta struttura ed un registro linguistico corretto.

La lettera deve innanzitutto essere scritta in modo chiaro, le sezioni che compongono questo tipo di corrispondenza devono essere ben separate da adeguati spazi in modo da essere subito identificabili ad un primo sguardo. Inoltre occorre utilizzare uno stile adeguato che sia preciso, sintetico e corretto in modo da agevolare il destinatario della lettera e rendere il nostro messaggio più efficace.

La lettera formale deve essere divisa in sezioni.

Come fare

  1. Mittente - Si scrive in alto a sinistra e contiene i dati del mittente: nome e cognome, indirizzo, mail e telefono e se si tratta di un’azienda anche il logo. (Solitamente per le aziende è impressa nella carta intestata ed inizia con Spett.le Società).

  2. Luogo e data – Si scrivono in alto a destra, sulla stessa riga separati dalla virgola. La data (scritta come 21 marzo 2013 oppure 21/03/2013) è quella di quando la lettera è stata scritta il luogo è dove è stata scritta.

  3. Destinatario – Colui che riceve la lettera. Va scritto sotto luogo e data in alto a destra oppure anche in alto a sinistra. Va indicato nome e cognome del destinatario (oppure la ragione sociale). E’ consigliato precedere il nome dalla formula di cortesia CA o “alla cortese attenzione di”. (ad esempio CA: Sig. Mario Rossi, Direttore di Marketing).

  4. Riferimenti – Nel caso di lettere commerciali è utile indicare il riferimento “Vs. rif.“ o “Ns. rif.”, seguito dal codice del riferimento.

  5. Oggetto – Serve a indicare sinteticamente l’oggetto della lettera (molto utile nelle lettere commerciali), si mette a sinistra in alto. Oggetto si scrive in grassetto maiuscolo per essere più visibile volendo lo si può sottolineare.

  6. Formula di apertura – A sinistra si scrive la formula di apertura che può essere Gentile seguito dal titolo e dal cognome della persona e dalla virgola finale (Gentile Dottor Rossi, Egregio Ingegnere Rossi etc. ), oppure per le lettere commerciali si può omettere se si è già indicato nella sezione Destinatario “alla cortese attenzione di” o se si tratta genericamente di un’Azienda.

  7. Corpo della lettera – Contiene il testo della lettera strutturato in introduzione, parte centrale e conclusione.

  8. Formula di chiusura - in basso a sinistra si mettono i ringraziamenti seguiti da un punto (ad esempio: Distinti Saluti. Cordiali saluti. In attesa di un Suo riscontro voglia gradire i miei più cordiali saluti. La ringrazio per l’attenzione e Le porgo i miei più cordiali saluti).

  9. Antefirma - Precede la firma vera e propria e si include solo nella corrispondenza di tipo commerciale, è il nome della ditta o il nome e cognome della persona e la carica che occupa nell’azienda (se è un’azienda che scrive ad un’altra azienda) o nome cognome e indirizzo se è un privato che scrive. Nella corrispondenza personale non si mette.

  10. Firma – In basso a destra

  11. Allegato/i – Documento unito alla lettera, l’allegato deve essere citato nel corpo della lettera. La presenza di allegati va indicata in basso a sinistra.

  12. Iniziali dell’autore o del dattilografo – Si mettono in fondo a sinistra sotto gli allegati, se presenti, e si scrivono prima le iniziali dell’autore in maiuscolo poi si mettono due punti o una barretta e si indicano le iniziali in minuscolo del dattilografo (MR:lc oppure MR/lc)

  13. Post scriptum o P.S. – serve a dare maggior enfasi ad un concetto espresso nel corpo della lettera. Viene utilizzato per la corrispondenza personale ma non in quella formale in particolare se commerciale.

Spett.le Società
iHow S.r.l.
c.so XX. Settembre, 31
10129 Torino

                                                                                                                       Milano, 20 dicembre 2013
 

CA: Sig. Mario Rossi, Direttore di Marketing

Ns. rif. 10-30
Vs. rif. PA/VA

.

OGGETTO: Pagamento

Corpo della lettera
Chiusura

Mario Bianchi
Via Giuseppe Mazzini 15
20121 Milano

 

 

firma: nome e cognome



All. 3

PMR/sd

 

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